Model - Clauza de confidentialiate referitoare la protectia datelor cu caracter personal

Raspuns: Referitor la contractul individual de munca, din perspectiva asigurarii masurilor de protectia datelor cu caracter personal, apreciem ca este necesar ca angajatorul sa includa o clauza de confidentialitate in contractele individuale de munca ale persoanelor autorizate sa colecteze si sa prelucreze asemenea date (de regula pentru personalul din departamentele de resurse umane si salarizare, dar si in cazul altor salariati care au acces/prelucreaza date cu caracter personal).

La art. 26 din Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca ”Prin clauza de confidentialitate partile convin ca, pe toata durata contractului individual de munca si dupa incetarea acestuia, sa nu transmita date sau informatii de care au luat cunostinta in timpul executarii contractului, in conditiile stabilite in regulamentele interne, in contractele colective de munca sau in contractele individuale de munca.”

Avand in vedere aceasta definitie generala a clauzei de confidentialitate, propunem urmatoarea formulare pentru o clauza de confidentialitate in domeniul protectiei datelor cu caracter personal:
1. Prin date cu caracter personal se inteleg urmatoarele: ..... (aici este bine sa se enumere tipul de date cu caracter personal pe care salariatul are dreptul sa le prelucreze, pentru a se determina foarte clar asupra caror tipuri de date actioneaza clauza de confidentialitate; acestea pot fi enumerate si in fisa postului si atunci aici se poate face doar o trimitere la prevederile din fisa postului care oricum este anexa la contractul de munca).
2. Salariatul are obligatia:
a)    de a prelucra datele personale in conformitate cu si in limitele de autorizare stabilite in procedurile interne ale angajatorului;
b)    de a pastra confidentialitatea asupra datelor personale pe care le prelucreaza;
c)    de a nu dezvalui datele personale pe care le prelucreaza unor alte persoane decat cele in privinta carora ii este permis acest lucru prin procedurile interne, prin regulamentul intern al angajatorului, prin contractul individual de munca si fisa postului;
d)    de a prelucra datele personale numai pentru aducerea la indeplinire a atributiilor de serviciu prevazute in fisa postului, in contractul individual de munca si in regulamentul intern;
e)    de a respecta masurile tehnice si organizatorice stabilite pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala;
f)    de a aduce la cunostinta angajatorului in cel mai scurt timp posibil orice situatie de acces neautorizat la datele personale pe care le prelucreaza.
3. Nerespectarea obligatiilor prevazute la pct. 2 atrage raspunderea disciplinara a salariatului in conformitate cu prevederile regulamentului intern si plata de daune interese.
4. Salariatul are obligatia de a pastra confidentialitatea asupra datelor personale pe care le prelucreaza pe toata durata contractului individual de munca si dupa incetarea acestuia, pe termen nelimitat.

De asemenea, puteti lua in considerare si o eventuala actualizare a fiselor de post ale salariatilor care au acces si prelucreaza date cu caracter personal, in sensul de a preciza foarte clar care sunt atributiile concrete in ceea ce priveste prelucrarea datelor, astfel incat fiecare salariat sa stie ce este autorizat si ce nu este autorizat sa faca cu datele personale pe care le gestioneaza.

Aceste aspecte ar trebui prevazute si in procedurile operationale/de lucru pe care le aplica salariatii in activitatea lor astfel incat acestia sa stie pentru ce operatiuni sunt responsabili si cum sa le realizeze, dar si cum sa evite si sa semnaleze accesul neautorizat la datele cu caracter personal.